IBM-Studie: E-Mail Sortierung ist sinnlos

Wer jeden Tag dutzende E-Mails bekommt, wird das Problem kennen: Irgendwann braucht man eine E-Mail, die einem vor X Tagen gesendet wurde und dann geht das große Suchen los. Dabei gibt es zwei weit verbreitete Strategien:

Die erste Sorte von Menschen sortiert ihren Posteingang überhaupt nicht und dann gibt es eine Menge Menschen, die wirklich jede E-Mails penibel in verschiedene Ordner packen, aus Ordnungszwang oder in der Hoffnung den Überblick nicht zu verlieren. Ich mache das zum Glück eher selten und nur zu temporären Themen oder Projekten.

Aus einer veröffentlichten Untersuchung von IBM Research geht das hervor, was ich schon immer vermutet habe: Menschen, die ihre E-Mails in Ordner sortieren, verschwenden produktiv nutzbare Zeit. In der Regel, so die Erkenntnis der Forscher, sei es viel effektiver, sich auf die Suchfunktion des E-Mail-Clients zu verlassen.

Dazu haben die Forscher mehrerer hundert Nutzer beobachtet und festgestellt,  dass eine relevante E-Mail über die Suche im Durchschnitt binnen 17 Sekunden gefunden wurde. Menschen, die über ihre Ordner-Struktur versuchten eine E-Mail zu finden, brauchten hingegen durchschnittlich 58 Sekunden.

Wer sich die Studie mal näher anschauen will, findet sie hier.

(via)

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22 Kommentare auf "IBM-Studie: E-Mail Sortierung ist sinnlos"

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Micha

Dann gehöre ich wohl auch zur ersten Sorte. Wichtiges wird zwar getaggt (automatisch über Filtereinstellungen), aber nicht jede Email wird penibel sortiert. Die Suchfunktion reicht mir auch aus. Zumal das manuelle suchen nur in Ordnern bei hunderten Emails auch nicht wirklich schnell geht.

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Olli

Hi,

meiner Meinung Funktioniert das mit der Suche bei höchstens 100 MB Postfächern. Bei 5GB Postfächern wird das schon schwieriger. Hinzu kommt noch die Problematik was ist wenn ich mal eine E-Mail vergesse zu bearbeiten? Bei der Ordner Methode fällt mir das schnell auf weil ich diese erst weg sortieren wenn diese bearbeitet ist. Bei der anderen kann diese mal schnell nach hinten durch rutschen.

Grüße
Olli

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Christoph

Hi,

ich würde sagen die IBM Forscher bekommen einfach zu wenig Mails ;);)

Was spricht denn dagegen die Suchfunktion über alle Ordner hüpfen zu lassen Oo

Ohne Ordner würde zumindest ich keine Übersicht behalten..bei Knapp 350 Mails / Tag.

Gruß
Christoph

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Jan

Ich sortiere doch meine e-mails nicht….
wozu gibt es denn sonst eine suchfunktion 🙂

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Falk

…aber was mache ich mit all den siezenden E-Mails?!

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Hannes

Die Mischung macht´s :). Per Outlook z.B. lassen sich die Mails automatisch in die entsprechenden Ordner weiterleiten, so lässt sich die Suche dann auch recht einfach eingrenzen. Wobei ich auch der Meinung bin, dass ich ohne die Suchfunktion trotz Ordner recht „lost“ wäre.

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Fabi

Ich lösche duzende E-Mails immer gleich! Ist mir nicht förmlich genug.

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Thomas

die studie ist doch schwachsinnig da die suche auch die ordner durchsucht.
und wenn man viele emails bekommt sortiert man die auch um den posteingang sauber zu halten. ich zumindest

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Shadow

Wofür gibt es denn bitte Regeln die man anlegen kann um sich automatisch die E-Mails sortieren zu lassen. Wenn man dann noch die Suchfunktion nutzt sollte man keine Probleme mehr haben E-Mails wieder zu finden. Wer jede Mail von Hand sortiert ist selbst schuld und meiner Meinung nach ist solch eine Studie sinnlos, denn diejenigen die sehr viele Mails bekommen wissen wie sie diese wieder finden also hätten die verehrten Kollegen sich die Arbeit auch sparen können.

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Blame!

😀 ich arbeite bei ibm und ich benutze ordner + regeln ( mails werden automatisch in den richtigen ordner verschoben) zum sortieren…. ohne das könnt ich mir effektives arbeiten gar nicht mehr vorstellen. x)

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JSG

Mag stimmen, aber eins wurde nicht beachtet: Eine Sortierung in verschiedene Ordner, die alle für sich einen bestimmten Termin „zur Löschung“ haben. „Normale Korrespondenz“ etwa, den man dann alle 3 Monate leert.

Ich verwalte zwar mittlerweile alles bei GMail, aber auch da schwindet der Platz dank Anhängen…

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losof

@blame! etc. [automatische sortierung]: yep, und dann kann ich die ordner oder mailinglisten bei bedarf leicht spezifisch durchsuchen und komme bei generischeren suchbegriffen schneller zum ziel.

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DerProfi

Haha,

was für eine eingeschränkte Sicht hat denn IBM? Wozu gibt es Filter und Labels wie z.B. in gmail? Ein paar übergeordnete Kategorien, paar Regeln und schon muss man kaum mehr was machen. Man muss sich nur einmal die Mühe machen denn überwiegend hat man Mails von den gleichen Absendern und die paar die mal so reinkommen hab ich in 2-3 Sekunden wegsortiert. Wenn man sich dann noch angewöhnt ungewünschte Emails abzubestellen, dann ist das auch schön sauber.

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Unwissender

Und das von IBM die Lotus Notes verbrochen haben?? Da findet man mit der Suchfunktion doch fast garnichts mehr wieder -.-

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Marc

Genau das, was ich schon immer heimlich vermute – das ganze Sortieren verursacht mir auch immer mehr Ärger als Nutzen. Letztlich bleibt nur eins: Automatisch trennen in verschiedene Absenderkreise.

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Sebastian

Ich glaube das kann man nicht allgemein sagen. Kommt auf die Masse der eMails und der Logik an. Wenn eMails nur „nebenbei“ und den gleichen Zweck erfüllen (z.B. Kundenbestellung) braucht nicht jeder Kunde nen Ordner.
Aber wenn man eben „erledigte Ordner“ bzw „bestimmte Rubriken“ hat, dann sollte man das neben dem Filter auch manuell Sortieren.
Wenn wir im Büro ohne Ordner arbeiten würden, wär nach 2 Tagen kein Durchblick. Denn in einem gemeinsamen Postfach muss Ordnung sein und nicht nur per Suche. Da kommt Outlook auch jetzt schon nur schwer mit.

Und wir haben täglich auch viele hunderte von emails.

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René
Also dazu möchte ich auch mal meinen Senf geben: Das eine Suchfunktion hilfreich ist, schließe ich nicht aus. Jedoch warum soll ich nicht die Suche von vornherein eingrenzen! Habe ich viele Emails von Kunden mit ähnlichen Stichwörtern wie z.B. Produkte. So filtert mir die Suchmaschine alle Kunden an die ich eine ähnliche Email verfasst habe. Durch die Ordner ermögliche ich mir z.B. schon Kunden von vornherein auszuschließen oder auch einzuschließen. Klar kann ich mir die Suche mit unterschiedlichsten Variablen gestalten, das Kostet aber auch Zeit. So kann ich z.B. Key-Accounts extra Ordner geben und weiß das es darüber hinaus keinen… Read more »
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Andy
Natürlich sortieren meine Assistentinnen meine Mails, drucken mir diese aus. Ich diktiere dann die Antwort, und wie sie die dann schreiben/ablegen ist doch nicht mein Problem. 😉 Kleiner Spaß. Haben hier noch das alte Notes am Start (7.x) und da ist das Verwalten von größeren Postfächern wirklich gruselig. Die Suche ist sehr langsam, die Ansichten sowieso und effektiv arbeiten kann man damit auch nicht, denn für jedes Tastenkürzel brauch man einen Affengriff und am besten 3 Hände. Hoffe, dass das bei der 8er Version besser ist. Privat nutze ich den Google Apps Account, dort „archiviere“ ich alles, was erledigt ist.… Read more »
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René
Ich verhalte mich so, dass ich nur wichtigste E-Mails, in die ich mit Voraussicht erneute Einsicht haben muss in Ordner einsortiere. (1% meiner Mails) Alle anderen bleiben im Posteingang oder werden gelöscht – gelesen/ungelesen signalisiert mir ob die Mail noch bearbeitet werden muss oder nicht. Ich würde durchdrehen, wenn meine e-Mails vorab weg sortiert werden (manuell oder automatisch) und ich jeden Ordner durch klicken muss um die ungelesenen E-Mails abzuarbeiten. So bleibt die Arbeit in einem Ordner und lässt sich zügig chronolgisch/ nach Priorität bearbeiten. Sollten die ungelesenen mal überhand nehmen und ich komm aus dem scrollen nicht mehr raus,… Read more »
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Thalon

Bei uns werden alle Mails automatisch archiviert, bei mir landet alles erst einmal im normalen Postfach. Bearbeitetes wird gelöscht (unwichtiges) oder in den jeweiligen Kundenordner verschoben.

Bis vor kurzem hatte ich auch immer alles in einem Ordner, da die Suche ja schnell funktioniert, aber übersichtlich finde ich es nicht mehr. Außerdem lassen sich bei der Suche im Ordner leichter eMails auffinden die zu einem speziellen Kunden gehören ohne ganze Sätze in die Suche eingeben zu müssen.

Thalon

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E-Mails sortieren? Ich nicht. Ihr schon?

[…] den Blog von Notebooksbilliger bin ich auf ein sehr interessantes Thema gestossen, worüber ich schon das eine oder andere Mal mit verschiedenen Personen diskutiert habe. Es geht um […]

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Andrés Blog | IMAP über SSH (in claws-mail)

[…] vorher durch Spamassassin gejagd und via Sieve grob sortiert (nur grob, da eine feine Sortierung Zeit kostet, und das Suchen erschwert). Um von überall Zugriff auf meine Mails zu haben, habe ich mich für das Webmailfrontend […]

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